Políticas de Tratamiento de Datos

1. Introducción: 

En cumplimiento en lo dispuesto en el artículo 15 de la constitución política de Colombia, en la ley 1266 de 2008, ley 1581 del 2012, en el  decreto 1377 de 2013 y decreto 886 de 2014, REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, ha realizado la presente política de privacidad y protección de datos personales con el objetivo de contar con un instrumento que le permita asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información de sus empleados, ex-empleado, clientes, proveedores, accionistas y candidatos a procesos de selección, garantizando el tratamiento de los datos personales en su recolección, almacenamiento, administración, transferencia y trasmisión para fines legales, contractuales y comerciales.

2. Ámbito de Aplicación:

Esta política se aplica al tratamiento de los datos personales de personas naturales, que se encuentren registrados en cualquier base de datos de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES domiciliada en la Calle 9c # 23c-51 de Cali (Valle del Cauca).

3. Identificación del Responsable y/o Encargado:

• Empresa: REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES
• Nit: 800.078.360-4
• Dirección: calle 9c # 23c-51
• Correo electrónico: habeasdata@redox.com.co
• Teléfono: 5246000 Ext. 218

4. Definiciones:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, para efectos de aplicación de la normatividad vigente de habeas data y en cumplimiento de la política de tratamientos de datos, define los siguientes términos:

• SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
• Autorización: Conocimiento previo y expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Declaración verbal o escrita emitida por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas  de tratamiento de información que le serán aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales  determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato que no es de carácter ni semiprivado, ni privado o sensible. Son considerados datos públicos, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o de servidor público. Por naturaleza están contenidos en registros públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Privado: Dato que por naturaleza solo es relevante para el titular.
• Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelan el  origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derecho humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, los relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: Es cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envié datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
• Transmisión: Datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

5. Principios:

Son los parámetros que constituyen las generalidades del habeas data y la cual serán respetadas por REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES en el proceso del tratamiento de los datos personales:

• Principio de Legalidad en materia de tratamiento de datos: Hace referencia al tratamiento de datos personales, activada reglada sujeta a lo dispuesto en la constitución, leyes, decretos y todas aquellas disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a la finalidad legítima de acuerdo con la ley y la cual debe ser informada al titular.
• Principio de libertad: Hace referencia a que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Cualquier información de datos personales no podrá ser obtenida o divulgada sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: Toda información debe ser verás, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está totalmente prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento se debe garantizar el derecho al titular a obtener de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES en cualquier momento y sin ninguna restricción, toda información que existan y que le conciernan al tercero.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: Las bases de datos que estén a tratamiento de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, deberá estar protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para obtener la seguridad en todo los registros evitando su perdida, consulta, adulteración, uso o acceso no autorizado y fraudulento.
• Principio de confiablidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza del dato público, están en la obligación de garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizar su relación con algunas de sus labores.

6. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento bajo la responsabilidad de redox colombia sas y sucursales:

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos sobre los datos personales que posea REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, salvo cuando por disposiciones legales se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el responsable y/o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifique, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, solo será efectiva cunado la SIC haya determinado que el responsable y/o encargado han incurrido en conductos contrarias a la ley y a la constitución.
• Acceder a la información de forma gratuita.
• Y todos los derechos que la normatividad contemple respecto al tema.

7. Deberes de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES:

Todos aquellos implicados en el tratamiento de datos personales están en la obligación de cumplir con la política y tener presente que REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES debe de cumplir con todo los reglamentos de la ley, los deberes son los siguientes:

1. Como responsable del dato personal:

• Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.​

2. Como encargado del tratamiento del dato personal:

• Que el responsable del tratamiento este autorizado para suministrar los datos personales.
• Garantizar al titular todo el tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.​
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizada por el titular o facultadas por la ley.
• Informar a la SIC cuando se presente violaciones a los sistemas de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8. Autorización al Titular del Dato Personal:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES solicitará la autorización al titular del dato personal con antelación y/o al momento de  efectuar la recolección y tratamiento del dato personal, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando los medios técnicos autorizados que puede ser escrito u oral y que puedan servir como pruebas de la autorización o de conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013. La autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y en cualquier caso las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

9. Aviso de Privacidad:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, en cumplimiento de la norma, tendrá el aviso de privacidad tanto físico y de forma electrónica a disposición del titular, para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. Mediante este documento se le informará al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:

• La identificación, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual será sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos generales dispuesto por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan de ella.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas de datos sensibles.

10. Tatamiento de Datos Personales:

Todas las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales bajo la responsabilidad de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES se regirán por los siguientes parámetros.

1 .Los relacionado con Recursos Humanos:

Todas las bases de datos independientemente del tratamiento que se les dé a los datos personales. Antes, durante y después de la relación laboral.

2. Antes de la relación laboral:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES informará de manera anticipada a todas las personas interesadas en participar en el proceso de selección, todo el tratamiento que se le dará al dato personal que suministre el interesado. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES en el proceso de selección estarán limitada solo en la participación de la misma, el uso para otros fines de la información suministrada estará totalmente prohibida.

3. Durante la relación laboral:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, en virtud de garantizarle los derechos al titular, almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, la carpeta estará física o digital, la cual será solamente tratada por el área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre las partes. El uso de la información personal de los empleados para fines diferente a lo establecido en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto están prohibidas en la compañía REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES.

Para datos sensibles que se recolecten durante la relación laboral, se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuales son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

4. Después de la Relación Laboral:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES, dada la terminación de la relación laboral indiferentemente de la causa, procederá almacenar los datos personales obtenidos en el proceso de selección y la documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo la información a medida y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral contenga datos sensibles. Los datos de los ex – empleados estarán exclusivamente para el cumplimiento de las leyes, normas colombianas y para emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la empresa.

5. Datos de Accionistas:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES considerará información reservada los datos personales de los accionistas de la compañía, igualmente la información de los accionistas estará registrada en los libros de comercio y tienen el carácter de reserva por disposiciones legales. El acceso  y la finalidad de la información personal se realizarán conforme a lo establecido en el código de comercio, a las diferentes normas que regulen y autorizaciones que los propios accionistas concedan.

6. Datos de Proveedores, Clientes y Acreedores:

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES solo tendrá de sus proveedores, clientes y acreedores, personas naturales los datos que sean necesarios y pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar alguno. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores, clientes y acreedores serán exclusivamente las autorizadas por los mismos.

REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES podrá recolectar datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y acreedores, cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características del contrato que se haya efectuado.

La finalidad por la cual REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES recolecta la información  será exclusivamente para verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados, clientes, proveedores y acreedores; una vez verificado estos requisitos, REDOX COLOMBIA SAS Y SUCURSALES devolverá tal información, salvo cuando se autorice la conservación de la misma.  

11. Vigencia:

Estas políticas entraran en vigencia a partir de Octubre 01 de 2016.